MODULO III
ETAPAS DE LA NEGOCIACIÓN
LAS DIEZ ETAPAS DE LA NEGOCIACIÓN
Una negociación es un proceso secuencial que puede presentarse en las siguientes 10 fases cronológicas:
1.El planteamiento.
2.El inicio.
3.Posicionamiento.
4.Los mensajes.
5.a preoferta.
6.La oferta.
7.El equilibrio.
8.El preacuerdo.
9.La firma.
10.El seguimiento.
EL PLANTEAMIENTO
Un buen negociador planificará concienzudamente su proceso negociador, de no ser así, su control de la situación será siempre deficitario. La falta de preparación le obligará a actuar sólo de forma reactiva, sin llevar la iniciativa y sin poder implementar estrategias proactivas.
Para planificar y plantear adecuadamente una negociación se han de tener en cuenta los siguientes apartados:
-Obtener la máxima información de cada uno de los aspectos relevantes del proceso negociador.
-Fijar de forma clara, ordenada y evaluable los objetivos a conseguir.
-Plantear una estrategia.
-Determinar las técnicas que concretarán la estrategia.
Definir los objetivos así como priorizarlos constituye una de las funciones básicas que debe realizar todo buen negociador. Es decir, no basta con saber que hacer, sino que hay que determinar también cuando hacerlo.
Siguiendo con lo explicado en el párrafo anterior, debemos ser consciente de que estaremos en una situación más segura y favorable conforme vayamos consiguiendo cada uno de los objetivos que nos hemos ido planteando. Aunque debemos ser conscientes que seguramente, el orden de cumplimiento no será el mismo que marcamos nosotros en un principio.
Si cada una de las partes que intervienen en la negociación permanece inamovible, aferrada a la totalidad de sus objetivos y condiciones, el proceso negociador se bloqueará y la posibilidad de acuerdo será nula. Por eso es importante planificar los márgenes y los niveles de prioridad en la definición de los objetivos en el planteamiento de una negociación es de suma importancia recopilar, estructurar y analizar el máximo de información sobre cualquiera de los aspectos relevantes de la misma. La evaluación de esa información, junto con nuestras pretensiones, nos facilitará la definición de nuestra posición de partida.
Los objetivos fijados, además de ser claros, cuantificables y establecidos con orden de prioridad, han de ser realistas y alcanzables.
Durante la negociación, los componentes del equipo negociador han de saber exactamente cual es su rol. Además han de saber interpretarlo según las consignas y estrategias convenida en la preparación. Las funciones más frecuentes en el equipo son: conducir, resumir y examinar.
EL INICIO
Esta fase comporta la apertura del proceso negociador. Las primeras interacciones que se produzcan son vitales porque pueden marcar el clima y el rumbo de toda negociación.
Por ello, es importante planificar bien nuestra apertura en el resto del proceso. Siempre es recomendable plantear un inicio distendido, cumpliendo las normas de cortesía y procurando buscar un clima de confianza que facilite el avance y el acuerdo. El intercambio entre las diferentes partes es imprescindible; sin intercambio no tiene ningún sentido negociar.
Este intercambio puede producir discusiones que manifiestan los distintos puntos de vista de cada una de las partes y los argumentos que cada parte esgrime para intentar convencer al resto.
El inicio debe significar una comunicación y argumentación racional de ideas, argumentos y puntos de vista.
EL POSICIONAMIENTO
La fase de posicionamiento debemos utilizarla para:
-Recopilar el máximo de información de las otras partes y de sus posiciones. Lo que cada parte expresa o calla suele ser muy buena fuente para saber lo que pretende.
-Contrastar la información previa recogida en la fase de planteamiento para verificarla o plantearla.
-Valorar todo aquello que pueda ser significativo de cada una de las partes: los objetivos, las prioridades, etc.
En la fase de posicionamiento también pueden producirse posicionamientos negativos y contraproducentes. Estos pueden ser de tres tipos:
1.Posicionamiento egoísta: Este tipo de posicionamiento anula los procesos empáticos, al ignorar los intereses de otros y centrarse exclusivamente en los propios. La puesta en práctica de esta modalidad de posicionamiento dificulta severamente el avance, impide encontrar puntos de acuerdo para el pacto y suele generar climas altamente hostiles.
2.Posicionamiento ofensivo: Este tipo de posicionamiento niega el intercambio de puntos de vista y se centra en el enfrentamiento y la descalificación de las ideas, las propuestas y los argumentos de las demás partes.
3.Posicionamiento defensivo: Este tercer tipo de posicionamiento se fundamenta en la agresión mutua. El ciclo se inicia cuando una de las partes ataca a la otra y esta se defiende contraatacando. De esta forma se va alimentando una espiral que acaba destruyendo totalmente las posibilidades de avance y acuerdo.
Acciones que deben ponerse en práctica y acciones que deben evitarse durante la fase de posicionamiento:
Acciones a realizar:
-Escuchar activamente.
-Puntualizar.
-Pedir clarificaciones.
-Compartir información.
-Aportar datos.
-Sintetizar.
Acciones a evitar:
-Intimidar.
-Importunar.
-Inculpar.
-Presionar.
-Interrumpir.
-Descalificar.
{adl}LOS MENSAJES
Los mensajes son transmitidos por cada una de las partes durante el proceso negociador, de forma consciente o inconsciente.
Los mensajes emitidos por cada uno de los negociadores pueden ser o no percibidos por el resto de los interlocutores. La captación del mensaje dependerá de las características de este: nivel de explicitación, intensidad, elocuencia, etc., y de la habilidad para la captación de cada uno de los receptores.
Los mensajes pueden presentarse de forma no verbal: una actitud, un gesto, una mirada, una acción, etc.
En ocasiones, nuestro mensaje puede no ser captado de forma voluntaria o involuntaria. Ante ello podemos realizar las siguientes acciones:
-Insistir en el mensaje.
-Dotar al mensaje de más fuerza.
-Reorientar el mensaje.
-Desistir sin renovar el mensaje.
En muchas ocasiones hemos oído a un negociador decir que la negociación está en“vía muerta”o, sencillamente, estancada.
La“vía muerta”se produce como consecuencia de que los negociadores adoptan la actitud de no cambiar ninguna de sus posiciones si antes no lo hace la otra parte. Es decir, no ceder ni dar el primer paso.
LA PREOFERTA
Se entiende por preoferta los ofrecimientos, a modo de solución, que plantea cada una de las partes para resolver la negociación. Implican una concreción en el proceso y un camino hacia un posible acuerdo.
La presentación de preofertas hace que la fase de posicionamiento se supere y el proceso pase a centrarse en el análisis de las preofertas de ambas partes.
Cada una de las preofertas planteadas ha de ser analizada y valorada por el resto de las partes. Después del análisis y de las valoraciones de las preofertas, se produce el ciclo de discusión-preoferta-modificación-discusión de las mismas, pasando finalmente a ser aceptadas.
El planteamiento de las preofertas debe tener una finalidad de tanteo de las posiciones, lo que requiere por parte del negociador una actitud moderada.
Para presentar adecuadamente una preoferta deberíamos atender a las siguientes consideraciones:
-Que la presentación sea sólida, pero al mismo tiempo, flexible.
-No ser ofensiva ni defensiva.
-Ser coherente y con una misión general.
En el planteamiento de preofertas es importante recordar:
1.Asegurarnos de que no sólo entendemos lo que nos dice la parte contraria, sino que además comprendemos su posición.
2.Que no es interesante adoptar posiciones definitivas, ya que nos cerrarían el estudio de posibles acuerdos en mejores condiciones.
3.Que es una fase de tanteo, por lo que nos interesa escuchar al máximo lo que diga la otra parte, ya que nos puede servir en la gran mayoría de los casos para las fases posteriores.
LA OFERTA
La oferta representa una posición avanzada, discutida y madura, muy cercana a una posibilidad de acuerdo.
Antes de llegar a la fase de oferta, las preofertas han tenido que ser ya planteadas y resueltas. En esta fase la aproximación entre las partes tiene que ser bastante consistente.
No hay que confundir esta fase de oferta, cuando la negociación está avanzada, con las preofertas iniciales planteadas por cada una de las partes.
Es de suma utilidad, para plantear una oferta completa, dar respuesta en el planteamiento y exposición de la misma al mayor número de las preguntas siguientes:
-Quién?
-Cuánto?
-Cómo?
-Con qué?
-Qué?
-Cuándo?
-Dónde?
EL EQUILIBRIO
En esta etapa, las dos partes, A y B, aportan y reciben concesiones. El objetivo de esta etapa es encontrar el equilibrio entre las demandas y concesiones de las partes.
Siendo esta etapa una etapa de dar y recibir, es importante no implicarse o“descartarse de entrada” Es por ello que es aconsejable ceder a cambio de algo.
En esta etapa es importante y especialmente relevante transmitir a nuestros interlocutores un mensaje claro y nítido.
Que para conseguir algo, hay que dar algo: es decir, que toda cesión implica una concesión por su parte.
O dicho de otro modo, que ambos hemos de ceder para encontrar un equilibrio adecuado. En la etapa de equilibrio es interesante adoptar un posicionamiento negociador global, y que el interlocutor perciba que una disminución de una parte supondrá un incremento en otra. Seguramente habrá escuchado y leído múltiples veces la frase“divide y vencerás”; podemos afirmar que algo similar ocurre en le proceso de negociación; nuestros argumentos serán más consistentes y sólidos cuanto más consistente y sólida sea nuestra propuesta.
Los aspectos a tener en cuenta en la búsqueda del equilibrio son:
1.Tener una visión global de la negociación.
2.Establecer de forma clara y concreta, como vimos en el modulo II.
3.Revisar las condiciones en función de lo que damos y recibimos.
4.Considerar la posibilidad de mantener la globalidad.
5.El éxito de la negociación no se mide por la fuerza.
EL PREACUERDO
Entre directivos existe una frase común para identificar a un negociador pausado:“convence por agotamiento”
Efectivamente, una de las lecciones que debe conocer todo negociador es el manejo de tiempo y soportar su presión.
El factor tiempo se convierte en determinante en la etapa de preacuerdo, especialmente cuando la negociación ha sido lenta y pausada, haciéndose interminable.
La etapa de preacuerdo es con frecuencia el momento más complicado y frágil: máxime si hemos de tener en cuenta que es el momento al que llegamos con más tensión acumulada y agotamiento.
El momento del preacuerdo es el momento de la verdad y es donde se requerirá de nuestra habilidad como negociadores.
En muchas ocasiones el negociador se encontrará en estás dos disyuntivas:
Firmo: si firmo ahora, lo puede interpretar como“ansias por mi parte”, planteándome la parte contraria nuevas alternativas, o una posición más hostil, o incluso que el equilibrio de la negociación se incline a mi favor.
Espero: si espero, me puede pedir nuevas concesiones e incluso volver a plantearme la negociación globalmente, haciéndose interminable.
Para que un preacuerdo sea adecuado:
1.Debe haber un equilibrio entre las partes.
2.No se debe haber forzado a ninguna de las partes.
3.Debe ser asumido por todas las partes.
4.Debe cumplir con los objetivos iniciales.
Existen diferentes tipos de preacuerdos. Veamos algunos de los fundamentales:
-El preacuerdo cedente.
-El preacuerdo exigente.
-El cierre por consenso.
-El preacuerdo por concreción.
-El preacuerdo por etapas.
-El preacuerdo por coacción.
-El preacuerdo por selección.
LA FIRMA
Es la etapa a la que usted espera llegar al iniciar el proceso negociador. Sin embargo, recuerde:
1.-Que todavía no ha firmado y como dice un refrán popular:“hasta el rabo, todo es toro”, es decir, que es el proceso final que está a punto de culminar, pero aún existe el peligro de ruptura.
2.-Compórtese con sangre fría, evite transmitir euforia o triunfalismo, puede ser mal interpretado. Agudice su concentración, cuanto más avanza la negociación más sentirá que puede perder si no llega a un acuerdo.
3.-No pierda su temple y concéntrese hasta que el proceso de negociación haya concluido.
Prevenga al máximo los posibles riesgos en la etapa de la firma:
-Evite los malos entendidos: Creando una lista que concrete todos los acuerdos a los que se han llegado.
-Actúe con transparencia: No realice maniobras que puedan ser mal interpretadas; sea objetivo y claro en los planteamientos de la firma.
-No demore la trascripción de los acuerdos: Los retrasos excesivos e injustificados por“papeleo”pueden echar a perder la gran cantidad de tiempo y esfuerzo dedicados para llegar a la firma.
-Cuando redacte, pregunte si hace falta alguna aclaración: Es la última oportunidad para intentar recortar todos los pequeños“flecos”que hayan quedado sueltos.
-No incorpore ninguna nueva cláusula o acuerdo sin consultar.
EL SEGUIMIENTO
Una vez cerrado el acuerdo y plasmado en un documento revisado y firmado por las partes, aún nos queda una última fase: el seguimiento.
En esta fase final deberemos poner en marcha todos aquellos procedimientos que consideremos oportunos, para comprobar que lo pactado se está realizando exactamente en las condiciones en las que fue convenido.
En el caso de encontrar alguna anomalía que incumpla las condiciones acordadas, hemos de hacérselo saber a las partes que firmaron el acuerdo. También deberemos poner en marcha los mecanismos oportunos para solventar esa situación.
Fin del Modulo III
Hasta el próximo lunes con una nueva entrega de Curso de Negociación
