El desayuno, almuerzo y merienda corren por cuenta de la organización, en cuanto a la coordinación de los números artísticos para el día viernes se toma en cuenta como criterio “el orden que van llegando, es el orden de actuación y lo vamos intercalando con los artistas locales” al ser un evento sin fines de lucro y las academias se costean los gastos por ello se trata de brindar el mejor espacio para que todos se sientan conformes con el lugar asignado. El sábado la modalidad es distinta, se hace un almuerzo de trabajo y se sortea el orden de participación y el domingo se invierte el orden de participación según les tocó el día anterior “a medida que van actuando van partiendo, previamente se les hace entrega de regalos y diplomas y las atenciones que uno pueda hacer” Gordillo indicó que previo a la participación de las academias se les envía unas semanas antes a los responsables las condiciones generales, sobre todo en cuanto al alojamiento “porque no hay capacidad, creo que no hay más de 200 plazas acá en Andalgalá” aduciendo que si se les daría alojamiento en hoteles y cabaña el valor de la entrada seria significativamente superior, para ser más precisos el año pasado la organización debió contar con un presupuesto de 30.000 pesos para costear los gastos “es un gran esfuerzo económico, de trabajo, es un gran compromiso” con respecto a la edición anterior no se pudo recuperar lo invertido en el evento.
En lo que atañe a los auspiciantes la empresa minera La Alumbrera “Proyecto Agua Rica” se haría cargo del sonido, la municipalidad brindaría la mano de obra para el montaje de toda la infraestructura, baños, ranchos, escenario, stand e inspectores de transito “son muchas la necesidades, pocos los que aportan y muchos los críticos porque cuando ven que el local está lleno no crean que todos pagan entradas y que nosotros nos hacemos la plata, ojala sea así” el valor del bono contribución se estima que rondará los 10 pesos.
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